Übergabeprotokoll Einzug: Vorlage, Checkliste & PDF

Der Einzug in eine neue Wohnung ist aufregend — aber auch der wichtigste Moment, um den Zustand der Wohnung zu dokumentieren. Ein sorgfältiges Übergabeprotokoll beim Einzug schützt Sie vor ungerechtfertigten Forderungen beim späteren Auszug. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Einzugsprotokoll-Vorlage zum Ausdrucken (PDF)

Diese kostenlose Vorlage für das Einzugsprotokoll enthält alle Felder für Zählerstände, Schlüsselübergabe, Renovierungsgrad und raumweise Mängel. Drucken Sie sie aus oder speichern Sie sie als PDF und füllen Sie sie bei der Wohnungsbegehung gemeinsam aus — so ist Ihr Zustand bei Einzug für den späteren Auszug beweissicher festgehalten.

… oder digital mit Protocasa — mit Foto-Mängeln & Unterschrift.

Übergabeprotokoll — Einzug

Einzugsprotokoll für die Wohnungsübergabe

1 · Allgemeine Angaben

Einzug Auszug

Objekt (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

Etage / Wohnungsnr. Datum / Uhrzeit der Übergabe

Mieter/in (Name) Vermieter/in / Verwaltung (Name)

2 · Zählerstände

Strom — Zählernr. / Stand Gas — Zählernr. / Stand Wasser kalt — Zählernr. / Stand Wasser warm — Zählernr. / Stand Heizung / Wärmemenge — Zählernr. / Stand

3 · Schlüsselübergabe (Anzahl)

Haustür Wohnungstür Keller Briefkasten Garage / Tor Sonstige

4 · Renovierungsgrad bei Übergabe

frisch renoviert teilrenoviert unrenoviert

5 · Zustand der Räume & festgestellte Mängel

Raum Zustand / Mängel (Wände, Boden, Fenster, Türen, Heizung)

Hinweis: Auch kleine Mängel festhalten — was beim Einzug dokumentiert ist, kann beim Auszug nicht als Schaden angelastet werden. Beide Parteien bestätigen mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit der Angaben; jede Partei erhält eine Ausfertigung.

Ort, Datum Unterschrift Mieter/in Unterschrift Vermieter/in

Warum ist das Einzugsprotokoll so wichtig?

Das Einzugsprotokoll ist Ihre Absicherung. Alles, was Sie bei Einzug dokumentieren, kann Ihnen beim Auszug nicht als Schaden angelastet werden. Ohne Protokoll steht im Streitfall Aussage gegen Aussage — und die Beweislast liegt oft beim Mieter.

Besonders wichtig: Auch kleine Mängel sollten festgehalten werden. Ein Kratzer im Parkett oder ein Riss in der Fliese mag beim Einzug nebensächlich erscheinen, kann aber beim Auszug zu einem Kautionsabzug führen.

Checkliste: Raum für Raum

Gehen Sie jeden Raum systematisch durch und prüfen Sie folgende Punkte:

Wände und Decken

Risse, Löcher (z. B. Bohrlöcher), Verfärbungen
Zustand des Anstrichs oder der Tapete
Feuchtigkeitsspuren oder Schimmelflecken
Zustand der Steckdosen und Lichtschalter

Böden

Kratzer, Dellen oder Abriebspuren im Parkett/Laminat
Lose oder gesprungene Fliesen
Zustand von Teppichboden oder anderen Belägen
Fußleisten: beschädigt oder fehlend?

Fenster und Türen

Lassen sich alle Fenster und Türen problemlos öffnen und schließen?
Zustand der Dichtungen
Funktionieren alle Rollläden und Jalousien?
Kratzer oder Risse in den Scheiben

Heizkörper

Funktionieren alle Heizkörper? (Falls Heizperiode)
Zustand der Thermostate
Roststellen oder Beschädigungen
Werden alle Heizkörper gleichmäßig warm? (Hinweis auf nötige Entlüftung)

Badezimmer

Armaturen: Funktion und Zustand von Wasserhähnen und Dusche
Fliesen: Risse, fehlende Fugen
Silikon-Dichtungen: Schimmel oder Ablösungen
Abflüsse: Fließt das Wasser ordnungsgemäß ab?
WC: Spülung und Sitz

Küche

Einbauküche vorhanden? Zustand dokumentieren
Funktion aller Geräte (Herd, Ofen, Spülmaschine)
Arbeitsplatten: Kratzer oder Brandflecken
Armaturen und Abfluss

Zählerstände ablesen

Notieren Sie beim Einzug alle Zählerstände — das ist entscheidend für Ihre erste Nebenkostenabrechnung:

Strom: Zählerstand und Zählernummer
Gas: Zählerstand und Zählernummer
Wasser: Kalt- und Warmwasser getrennt
Heizung: Heizkostenverteiler an jedem Heizkörper

Fotografieren Sie jeden Zähler, damit die Nummer und der Stand klar erkennbar sind.

Schlüsselübergabe

Dokumentieren Sie genau, welche und wie viele Schlüssel Sie erhalten:

Haustürschlüssel
Wohnungsschlüssel
Kellerschlüssel
Briefkastenschlüssel
Ggf. Garagen- oder Waschküchenschlüssel

Zählen Sie jeden einzelnen Schlüssel und notieren Sie die Anzahl im Protokoll. Beim Auszug müssen Sie genau diese Anzahl zurückgeben.

Renovierungsgrad dokumentieren

Der Renovierungsgrad ist besonders wichtig für spätere Schönheitsreparaturen. Halten Sie fest:

Frisch renoviert: Wände frisch gestrichen, Böden in einwandfreiem Zustand
Teilrenoviert: Teilweise erneuert, leichte Gebrauchsspuren
Unrenoviert: Deutliche Gebrauchsspuren, keine Renovierung vor Übergabe

Seit dem BGH-Urteil von 2015 (VIII ZR 185/14) dürfen Vermieter bei unrenoviert übergebenen Wohnungen keine Schönheitsreparaturen vom Mieter verlangen, wenn keine angemessene Kompensation vereinbart wurde. Dokumentieren Sie den Zustand deshalb sorgfältig.

Tipps für Mieter

Tageslicht nutzen: Führen Sie die Übergabe bei Tageslicht durch — Mängel sind so besser erkennbar.
Alles fotografieren: Machen Sie von jedem Mangel mindestens ein Nahaufnahme- und ein Übersichtsfoto.
Zeugen mitbringen: Ein neutraler Zeuge kann im Streitfall hilfreich sein.
Nicht unter Druck setzen lassen: Nehmen Sie sich Zeit für die Begehung.
Kopie verlangen: Bestehen Sie auf einer eigenen Kopie des unterschriebenen Protokolls.

Tipps für Vermieter

Strukturiert vorgehen: Nutzen Sie eine Checkliste oder Vorlage, damit kein Punkt vergessen wird.
Mängel akzeptieren: Dokumentieren Sie ehrlich vorhandene Mängel — das schafft Vertrauen und vermeidet Streit.
Digital arbeiten: Mit Protocasa erstellen Sie das Protokoll direkt auf dem Smartphone — inklusive Fotos und digitaler Unterschrift.

Häufige Fragen zum Einzugsprotokoll

Ist ein Übergabeprotokoll bei Einzug Pflicht?

Ein Übergabeprotokoll beim Einzug ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es ist aber dringend zu empfehlen: Nur damit lässt sich beweisen, in welchem Zustand Sie die Wohnung übernommen haben — sonst droht beim Auszug ein Kautionsabzug für Mängel, die schon vorher bestanden.

Wie schreibe ich ein Übergabeprotokoll für eine Wohnung?

Halten Sie fest: Objekt und Parteien, Datum, alle Zählerstände mit Nummern, Anzahl der übergebenen Schlüssel, den Zustand jedes Raums (Wände, Böden, Fenster, Heizung) inklusive Mängel sowie den Renovierungsgrad. Beide Parteien unterschreiben, jede erhält eine Ausfertigung. Nutzen Sie dafür am einfachsten die Vorlage auf dieser Seite.

Was passiert, wenn man kein Übergabeprotokoll hat?

Ohne Protokoll steht im Streitfall Aussage gegen Aussage. Die Beweislast, dass ein Schaden bereits beim Einzug bestand, liegt dann meist beim Mieter — das führt häufig zu ungerechtfertigten Kautionsabzügen beim Auszug.

Was sollte ich beim Einzug unbedingt dokumentieren?

Dokumentieren Sie den Zustand aller Räume (Wände, Böden, Fenster, Heizkörper), alle Zählerstände, die Anzahl der Schlüssel, vorhandene Mängel mit Fotos und den Renovierungsgrad der Wohnung.

Was ist der Renovierungsgrad beim Einzug?

Der Renovierungsgrad beschreibt den Zustand der Wohnung hinsichtlich der letzten Renovierung: frisch renoviert, teilrenoviert oder unrenoviert. Dies ist entscheidend für spätere Schönheitsreparaturen beim Auszug.