Übergabeprotokoll Vorlage, Muster & PDF — Kostenlos

Q: Gibt es eine kostenlose Übergabeprotokoll-Vorlage?

Ja. Auf dieser Seite finden Sie eine kostenlose Übergabeprotokoll-Vorlage zum Ausdrucken oder als PDF speichern — mit Feldern für Objekt, Parteien, Räume, Zählerstände, Schlüssel und Mängel. Wer Fotos, digitale Unterschrift und Vollständigkeitsprüfung möchte, erstellt das Protokoll alternativ direkt digital mit Protocasa.

Sie suchen eine Vorlage für Ihr Übergabeprotokoll? Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken (oder als PDF speichern) — mit allen Feldern für Objekt, Parteien, Räume, Zählerstände, Schlüssel und Mängel. Darunter erklären wir, was hineingehört, und zeigen die digitale Alternative.

Übergeben Sie ein Haus? Dann nutzen Sie das Hausübergabeprotokoll mit eigener Vorlage — mit zusätzlichen Feldern für Außenanlagen, Garage, Keller und Heizung.

Übergabeprotokoll-Vorlage zum Ausdrucken (PDF)

Diese Blanko-Vorlage eignet sich für Einzug und Auszug einer Mietwohnung. Drucken Sie sie aus oder speichern Sie sie über den Druckdialog als PDF, und füllen Sie sie bei der Wohnungsbegehung gemeinsam aus.

… oder digital mit Protocasa erstellen — mit Fotos & Unterschrift.

Übergabeprotokoll

für die Wohnungsübergabe (Einzug / Auszug)

1 · Allgemeine Angaben

Einzug Auszug

Objekt (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

Etage / Wohnungsnr. Datum / Uhrzeit der Übergabe

Mieter/in (Name) Vermieter/in / Verwaltung (Name)

2 · Zählerstände

Strom — Zählernr. / Stand Gas — Zählernr. / Stand Wasser kalt — Zählernr. / Stand Wasser warm — Zählernr. / Stand Heizung / Wärmemenge — Zählernr. / Stand

3 · Schlüssel (Anzahl)

Haustür Wohnungstür Keller Briefkasten Garage / Tor Sonstige

4 · Zustand der Räume & festgestellte Mängel

Raum Zustand / Mängel (Wände, Boden, Fenster, Türen, Heizung)

Hinweis: Normale Gebrauchsspuren sind keine Mängel. Beide Parteien bestätigen mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit der Angaben; jede Partei erhält eine Ausfertigung des Protokolls.

Ort, Datum Unterschrift Mieter/in Unterschrift Vermieter/in

Was muss eine gute Vorlage enthalten?

Ein vollständiges Übergabeprotokoll braucht folgende Abschnitte. Nutzen Sie diese Liste als Checkliste, egal ob Sie eine Papiervorlage verwenden oder digital arbeiten:

1. Allgemeine Angaben

Adresse der Wohnung / des Hauses
Datum und Uhrzeit der Übergabe
Art der Übergabe: Einzug oder Auszug
Name des Mieters / der Mieterin
Name des Vermieters / der Verwaltung
Ggf. anwesende Zeugen

2. Raumweise Zustandsbeschreibung

Für jeden Raum einzeln:

Raumbezeichnung (z. B. Wohnzimmer, Schlafzimmer, Bad)
Wände und Decken: Zustand, Farbe, Mängel
Böden: Material, Zustand, Beschädigungen
Fenster und Türen: Funktion, Zustand, Dichtungen
Heizkörper: Funktion, Zustand
Besonderheiten je Raum (z. B. Einbauküche, Sanitärobjekte)
Platz für Fotos bzw. Fotoverweise

3. Zählerstände

Stromzähler: Nummer und Stand
Gaszähler: Nummer und Stand
Wasserzähler: Kalt- und Warmwasser
Heizkostenverteiler (falls vorhanden)

4. Schlüsselübergabe

Art der Schlüssel (Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten etc.)
Anzahl je Schlüsseltyp
Gesamtanzahl der übergebenen Schlüssel

5. Mängeldokumentation

Beschreibung jedes Mangels
Raum und Aspekt (z. B. „Bad — Silikon-Fugen")
Fotos als Nachweis
Bewertung: normale Abnutzung oder Schaden
Ggf. Nachbesserungsfrist

6. Unterschriften

Unterschrift Mieter/in
Unterschrift Vermieter/in oder Bevollmächtigte/r
Datum der Unterschrift
Ggf. Anmerkungen oder Vorbehalte

Papiervorlage oder digital? Die Grenzen statischer Vorlagen

Die Vorlage oben deckt alle Pflichtfelder ab — für eine schnelle Übergabe reicht das. Bei der täglichen Nutzung oder im Streitfall stoßen ausgedruckte oder als PDF, Word bzw. Excel ausgefüllte Vorlagen aber an Grenzen:

Problem	Auswirkung
Keine integrierte Fotodokumentation	Fotos müssen separat gemacht und zugeordnet werden — geht oft verloren
Keine Vollständigkeitsprüfung	Punkte werden vergessen, Räume übersprungen
Handschrift oft unleserlich	Im Streitfall schwer verwertbar
Keine digitale Unterschrift	Muss ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt werden
Nicht flexibel	Zu wenig Platz für viele Räume oder viele Mängel
Keine automatische Archivierung	Papier geht verloren, Dateien werden überschrieben

Die bessere Alternative: Digital statt Vorlage

Statt eine Vorlage herunterzuladen, auszudrucken und händisch auszufüllen, können Sie Ihr Übergabeprotokoll direkt digital erstellen. Mit Protocasa:

Geführter Prozess: Raum für Raum, Aspekt für Aspekt — nichts wird vergessen
Fotodokumentation: Fotos werden direkt dem richtigen Raum und Mangel zugeordnet
Digitale Unterschrift: Beide Parteien unterschreiben auf dem Smartphone
Offline-fähig: Funktioniert auch im Keller oder bei schlechtem Empfang
PDF-Export: Das fertige Protokoll wird automatisch als professionelles PDF erstellt
Automatische Archivierung: Alle Protokolle sicher in der Cloud gespeichert

Der Vorteil für Hausverwaltungen: Mit dem Business-Tarif erhalten Sie zusätzlich ein Admin-Portal zur Verwaltung aller Protokolle, Immobilien und Mitarbeiter — inklusive individueller Dokumentenvorlagen und automatischem E-Mail-Versand.

Checkliste zum Ausdrucken

Falls Sie dennoch eine Papiercheckliste bevorzugen, hier die wichtigsten Punkte als kompakte Übersicht:

Adresse, Datum, Namen aller Beteiligten notiert?
Jeden Raum einzeln begangen?
Wände, Böden, Fenster, Türen, Heizkörper geprüft?
Bad: Armaturen, Fliesen, Fugen, Abfluss kontrolliert?
Küche: Geräte, Arbeitsplatten, Einbauküche geprüft?
Alle Mängel beschrieben und fotografiert?
Alle Zählerstände (Strom, Gas, Wasser) abgelesen?
Zählernummern notiert und fotografiert?
Alle Schlüssel gezählt und dokumentiert?
Beide Parteien haben unterschrieben?
Beide Parteien haben eine Kopie erhalten?

Häufige Fragen zur Vorlage

Gibt es eine kostenlose Übergabeprotokoll-Vorlage?

Ja. Oben auf dieser Seite finden Sie eine kostenlose Übergabeprotokoll-Vorlage zum Ausdrucken oder als PDF speichern — mit Feldern für Objekt, Parteien, Räume, Zählerstände, Schlüssel und Mängel. Wer Fotos, digitale Unterschrift und Vollständigkeitsprüfung möchte, erstellt das Protokoll alternativ direkt digital mit Protocasa.

Was muss in einer Übergabeprotokoll-Vorlage enthalten sein?

Eine gute Vorlage enthält: Angaben zu Objekt und Parteien, raumweise Zustandsdokumentation, Zählerstände, Schlüsselübergabe, Mängeldokumentation und Unterschriftenfelder für beide Parteien.

Gibt es die Übergabeprotokoll-Vorlage auch als Word oder Excel?

Die Vorlage auf dieser Seite drucken Sie direkt aus oder speichern sie über den Druckdialog als PDF — ein separates Word- oder Excel-Dokument ist dafür nicht nötig. Bei vielen Räumen oder Mängeln ist die digitale Erfassung mit Protocasa flexibler, weil sich Einträge beliebig erweitern lassen.

Wer füllt das Übergabeprotokoll aus?

Mieter und Vermieter (oder die Hausverwaltung) füllen das Protokoll gemeinsam während der Wohnungsbegehung aus. Anschließend unterschreiben beide Parteien, und jede Seite erhält eine Ausfertigung.

Kann ich dieselbe Vorlage für Einzug und Auszug nutzen?

Ja. Die Vorlage hat ein Ankreuzfeld für Einzug oder Auszug. Beim Auszug sollten Sie besonders auf Mängel und den Unterschied zwischen normaler Abnutzung und Schäden achten, da hiervon die Kautionsrückzahlung abhängt.